1Premier démarrage

À la première connexion, Vinia vous guide pour configurer votre compte. Vous avez deux options :

Option A — Importer votre dernière DRM (recommandé)

Téléchargez votre dernière DRM sur CIEL (ProDouane), format PDF. Vinia extrait automatiquement votre N° CVI, N° d'accises et vos stocks de début de période.

1. Connectez-vous sur pro.douane.gouv.fr → CIEL
2. Téléchargez votre dernière DRM en PDF
3. Dans Vinia, déposez ce fichier sur la page de démarrage
4. Vérifiez les informations extraites et confirmez

Option B — Saisie manuelle

Si vous n'avez pas le PDF sous la main, cliquez sur "Je n'ai pas mon PDF" et saisissez vos informations manuellement dans ⚙ Réglages.

2Réglages ⚙ Réglages

Accédez aux réglages depuis le menu en haut de l'écran. Cette page regroupe toutes vos informations douanières et commerciales.

Identité douanière (obligatoire)

DAE / DSA — import automatique depuis GAMMA2

Pour générer vos exports DTI+, Vinia a besoin de deux codes douaniers supplémentaires : le n° EFS (entrepôt fiscal de stockage) et le code GAMREF (bureau douanes de rattachement).

Si vous n'avez pas de DAE/DSA sous la main, saisissez les codes manuellement dans les champs EFS et GAMREF de la même section.

Canal de déclaration DRM

Ce réglage détermine le format proposé sur la page DRM :

• Direct CIEL — export XML DTI+ (vignerons IGP, Vin de France, hors interpro)
• Via interpro — export CSV format logiciels-tiers (vignerons AOP affiliés : Loire, Rhône, Alsace…)

En cas de doute, contactez votre technicien viticole ou votre interprofession régionale.

3Cuvées Cuvées

Vos cuvées sont le référentiel central de Vinia. Chaque vente et chaque entrée y est rattachée.

Créer une cuvée

1. Renseignez le nom et le millésime
2. Choisissez la contenance (75 cl, 37,5 cl, magnum…)
3. Indiquez le type d'appellation (VSIG, IGP, AOP) et la couleur — Vinia en déduit automatiquement la colonne DRM
4. Saisissez les prix unitaires HT : caveau, salon, pro
5. Indiquez le stock initial (si non importé depuis la DRM)

Les stocks sont mis à jour automatiquement à chaque vente ou entrée enregistrée. Le badge de couleur sur chaque cuvée indique l'état du stock : vert (ok), orange (faible), rouge (critique).

4Clients Clients

L'annuaire clients est optionnel mais fortement recommandé — il permet à la dictée vocale de reconnaître automatiquement vos acheteurs et de pré-remplir leur SIREN sur les factures pro.

Ajouter un client

Renseignez le nom, l'adresse, et si c'est un professionnel (restaurateur, caviste…), son SIREN. Vous pouvez aussi importer votre annuaire depuis un fichier CSV.

5Enregistrer une vente + Sortie

Types de vente disponibles

Toutes les sorties impactent la DRM, qu'elles génèrent une facture ou non. Les ventes "caveau", "salon" et "pro" génèrent en plus une facture PDF téléchargeable à la confirmation.

Dictée vocale

Appuyez sur le bouton microphone 🎙️ et dictez votre vente d'une seule phrase. Le protocole est :

Vinia comprend les chiffres écrits en toutes lettres ("vingt-deux", "deux mille vingt-deux"), les cartons (×6), et retrouve votre client dans l'annuaire par ressemblance phonétique.

Vérifiez toujours le récapitulatif affiché avant de valider — si quelque chose n'a pas été reconnu, le champ correspondant est mis en évidence.

Vente multi-cuvées

Cliquez sur "+ Ajouter une cuvée" pour enregistrer plusieurs vins sur la même facture. La commande vocale accepte aussi plusieurs cuvées séparées par "et" ou une virgule.

6Entrées en stock + Entrée

Utilisez cette page pour tout ce qui augmente votre stock :

• Récolte — production de l'année (ligne DRM 2.1)
• Achat de vin — vin acheté à un autre producteur (ligne DRM 2.2)
• Retour client — bouteilles renvoyées (ligne DRM 2.2)
• Mise en bouteille — embouteillage depuis vrac (hors DRM)

Sélectionnez le type d'entrée, la cuvée concernée, et la quantité en bouteilles. Le stock et la DRM sont mis à jour automatiquement.

7DRM mensuelle DRM

La page DRM affiche la balance des stocks du mois courant, calculée automatiquement à partir de toutes vos transactions. Utilisez les flèches pour naviguer d'un mois à l'autre.

Exporter et déclarer

En bas de la page DRM, cliquez sur le bouton d'export :

• XML DTI+ (hors interpro) → importez ce fichier sur CIEL / ProDouane pour pré-remplir votre DRM en ligne sans ressaisie
• CSV interpro (affiliés) → importez-le sur le portail de votre interprofession régionale (Loire, Rhône, Alsace…)

8Historique Histo

L'historique liste toutes vos transactions, de la plus récente à la plus ancienne.

• Cliquez sur un numéro de facture pour la télécharger en PDF
• Corrigez le nom d'un client directement depuis cette page (sans recréer la transaction)
• Pour une vente terminal CB sans facture, cliquez sur "Générer une facture" pour en créer une rétroactivement

9E-facturation e-Fact

Cette section regroupe vos factures émises et, si vous l'avez activé, les factures reçues de vos fournisseurs.

Activer la réception de factures fournisseurs

Dans ⚙ Réglages → section E-facturation, activez le toggle "Recevoir les factures fournisseurs dans Vinia". Vos fournisseurs (bouteilles, bouchons, étiquettes…) pourront alors vous envoyer leurs factures directement ici.

10Donner accès à votre expert-comptable ⚙ Réglages

Votre comptable peut disposer de son propre accès à vos données Vinia (factures, DRM, export FEC), sans jamais utiliser votre identifiant. Il/elle a son propre email et son propre mot de passe, distincts des vôtres.

Inviter votre comptable

1. Allez dans ⚙ Réglages, section "Mon expert-comptable"
2. Renseignez son nom et son email
3. Cliquez sur "Envoyer l'invitation"

Ce que reçoit votre comptable

Un email avec un lien d'activation. S'il/elle n'a jamais utilisé l'accès comptable Vinia, ce lien lui permet de choisir un mot de passe. S'il/elle gère déjà d'autres clients sur Vinia, le lien lui demande simplement de se reconnecter avec son mot de passe habituel, et votre compte s'ajoute alors automatiquement à ses clients existants.

Révoquer l'accès

Dans ⚙ Réglages, section "Mon expert-comptable", cliquez sur "Révoquer" à côté de son nom. Seul l'accès à vos données est coupé ; si votre comptable gère d'autres vignerons sur Vinia, son compte reste actif pour eux.

11Terminal CB 💳 CB

Vinia s'intègre avec les terminaux de paiement Zettle (iZettle), SumUp et Square.

Connecter un terminal Zettle

1. Sur my.zettle.com → Compte → Intégrations → Créer une clé API → copiez la clé
2. Dans Vinia → 💳 CB, collez la clé → Connecter → Synchroniser le catalogue

Connecter un terminal SumUp ou Square

1. Dans Vinia → 💳 CB → cliquez Connecter SumUp (ou Square) → autorisez l'accès → vous revenez automatiquement dans Vinia

Une fois connecté, chaque paiement CB sur le terminal crée automatiquement une transaction dans Vinia — sans ressaisie.

12Conseils pratiques

• Navigateur recommandé : Chrome ou Safari — la dictée vocale ne fonctionne pas sur Firefox.
• Microphone : autorisez l'accès quand le navigateur vous le demande la première fois. Sur iPhone, la demande apparaît au premier appui sur 🎙️.
• En salon ou au caveau : Vinia est conçu pour le smartphone. Tous les boutons sont optimisés pour être touchés facilement, même avec des gants.
• Stocks négatifs : Vinia bloque toute transaction qui mettrait un stock en dessous de zéro. Si le stock indiqué est faux, corrigez-le via une entrée de type "Récolte" ou contactez votre administrateur.
• DRM en retard : vous pouvez naviguer dans les mois passés depuis la page DRM et exporter rétroactivement.

Support

Pour toute question ou signalement de bug, contactez :

support@vinia.vin

Précisez le nom de votre domaine et décrivez ce qui s'est passé. Une capture d'écran est toujours bienvenue.